每一個工作小組都各自負有專責任務。任務設計是為達成專責任務理想要求的主觀設計，如同專案管理中的首要項目「計劃」，當任務目標與方針確立後，即展延成工作計畫，再將計畫逐項付諸實施。

    我們可以從「方針管理」與ＰＤＣＡ管理循環來探討。「方針管理」就是依據ＰＤＣＡ（Plan、Do、Check、Action）的管理循環為基礎所發展出的系統性實務管理手法。其實務的做法，就是由專案目標，由上而下先確立目標與方針，再從目標與方針逐級找出果與因的抽絲剝繭的方式。透過方針展開，以展延出任務計畫，並依各任務計畫中各項工作訂出管制點，也就所謂的績效指標。再經過執行、查檢，乃至於修正行動以制訂新的標準，透過不斷的改善，在運作上就構成了有機組織的基礎。此一執行、查檢即是Ｃ（check ），也就是任務分析。因此，所謂「任務分析」應可定義為對專責任務實際需求做客觀查證，以供決策之用。它是用來識別、蒐集、檢查及記錄任務內容的執行與流程的一套程序管理工具。透過任務分析，以查檢任務成員的職能是否與專案設計時所需的職能相符，進而作成訓練或任務調整的依據。
　　
二、 任務分析的功用

    任務分析的功用，在於提供模組化的人力資源管理基礎。任務分析所得各項資訊可運用在專案人力規劃、人力招募與考選、訓練與生涯發展、薪資依據、績效考核等；同時也可用來查檢專案管理，並在專案管理中導入「品質意識」、「品質改善」，查檢哪個領域的核心技能，才能達到專案的任務。除此之外，任務分析所得的資訊經過整理後，將達成任務所必須的技能和知識體系，加以彙整並予模型化後，即構成企業的能力模式，也可以說是職能模型（Competency Model）。這些職能模型即成為企業知識管理的重要來源，當下一個專案規劃在分析需由何種專業來達成目標時，職能模型即可提供參考。

三、 何時做任務分析

1.對照任務設計：
專案任務設計後，需在工作小組或團隊運作中被執行。經過任務分析，對照出理想任務與實際任務間的差異，進而加以調整任務目標，同時產生任務說明書做為人力資源管理的決策依據。

2.專案設計變動：
企業為提高競爭力以達成目標其營運，常需做專案的修正與調整，相對地也會調整任務目標。此時即需進行任務分析以產生任務說明書，透過任務說明書的查檢，進一步了解專案調整後的設計，各工作小組或團隊任務目標是否恰當，繼而可對專案設計做必要的調整，以達成企業目標。

四、 如何做任務分析

任務分析與工作分析在流程上是大同小異，其差別僅在於分析資料的內涵，茲將其要項簡述如下：

(一)準備階段：
進行任務分析時，應該先確認任務分析的主要目的以及所需分析的任務層級，接下來再決定參與此項分析工作的人員及任務。此時，應該對所欲分析的任務作概括性的掌握，先蒐集類似任務已有的任務說明書、任務配置圖或流程圖、專案計畫書或任務手冊作為參考。

(二)實施階段：
本階段的重點在於蒐集工作資訊並加以分析、整理，最後才將結果製作成任務說明書。資料蒐集的方法可參考前述工作分析方法的面談法、觀察法和問卷檢定法。其差別僅在於以任務為導向，並做局部修正即可。

五、 任務分析資料的處理

對於任務分析之後所取得的各種資訊，應該加以分類處理並作成書面資料，這些資料就是構成任務說明書的內涵。通常可以分為以下幾類：

(一)任務相關基本資料
包括任務名稱、編碼、工作地點、擔任者、核准人等資料。其資料來源,以任務問卷分析法中的問卷內容來舉例:

1.本項任務名稱是? 編號?
2.本項任務的工作地點?
3.在此專案中擔任同樣任務的人數有幾位?他們的姓名是?

(二)專案任務配置圖
包括專案與專案之間的關係、專案成員與領導者之間的關係，以及專案成員與專案成員之間的關係。其資料來源,以任務分析問卷法中的問卷內容來舉例:

1.你的專案任務與那些專案任務有關聯?彼此的關係為何?
2.你的專案任務領導者是誰?
3.你的專案任務中之成員彼此關係為何?

(三)任務內容
包括在任務項目、目標、績效指標以及各項工作內容的權重。其資料來源,以任務問卷分析法中的問卷內容來舉例:

1.你的任務項目是什麼? (說明並依重性排列及評估各項所佔時間比例)
2.你的任務目標是什麼?
3.你的任務如何被衡量?

(四)任務範圍
包括任務擔任人所能管轄的範圍、所能掌握的資源、所負擔的成本、人員、物料、責任。其資料來源,以任務分析問卷法中的問卷內容來舉例:

1.你需負擔那些責任?
2.你的任務需要那些內部或外部資源?

(五)決策的權限
包括任務授予決策的範圍、自由度。其資料來源,以任務分析問卷法中的問卷內容來舉例:

1.你是否能支配與運用資金?
2.你能支配與運用的人力有多少?
3.你可以自行作出決策的事項是什麼?

(六)所需的工作才能
包括專業知識、專業技術、專業能力。其資料來源,以任務分析問卷法中的問卷內容來舉例:

1.完成此項任務需要那些專業知識?
2.完成此項任務需要那些專業技術?
3.完成此項任務需要以下那些專業能力?
(請依重要性排列及評估各項能力所佔的比例)

(1)人際關係能力
(2)溝通能力
(3)團隊工作能力
(4)領導能力
(5)思考與分析能力
(6)規劃能力
(7)組織能力
(8)決策制訂與問題解決能力
(9)執行與管控能力
(10)知識流通
(11)知識創新

(七)工作環境
包括工作環境舒適度、危險度。其資料來源,以任務問卷分析法中的問卷內容來舉例:

1. 本項任務所需的工作環境為何?
2. 本項任務是否具有危險性?(請說明其危險程度)

(八)任務的貢獻度
指任務完成後對專案的實際貢獻，其資料來源，以任務問卷分析法中的問卷內容來舉例:

3. 為何需要此項任務?
4. 此項任務需產生何種資訊?何種效益?

(九)本項任務擔任者的人格、行為特質
包括細心、耐心、積極進取、創意...等。其資料來源,以任務分析問卷法中的問卷內容來舉例:

除了專業知識、技能與態度外，尚需具備那些人格特質，才能達成此項任務？

為了對於任務分析中的問卷分析法能一窺全貌，茲將較完整的問卷內容提供於后，俾供參考。

任務分析問卷樣本

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