多年來，人力資源管理概念除了已深植國內企業主心中外，完善的人力資源管理制度，也就漸漸受到各類型企業的注意與採行。尤其在員工意識高漲、勞資關係益顯重要的今日，如何做好人力資源管理就是企業最迫切的改革方向。而好的管理有賴於好的制度。當然，人力資源管理就應繫於人力資管理制度的有效推行。工作說明書與工作評價制度主要是建構人力資源管理制度不可或缺的兩項重要工作。因之，筆者稱此兩項工作是人力資源管理制度建構的基礎。
        我們先來探討一下「工作說明書」。企業目標的達成必須透過組織運作，所以，組織規劃與設計是企業遂行各項企業活動的第一項要務。組織規劃設計後呈現出結構性的組織架構，在組織架構無論是功能分工、地區分工、抑或是矩陣式結構型態，必然產生各別職位，而每一職位的設置，其工作職掌，工作內容，甚至於工作條件就必須加以規範。此項規範，在專業領域的工作程序就包含了工作設計與工作分析。所謂工作設計是指某一職位的設置，其理想的工作範圍、工作內容與工作職掌的設定。此項理想的設置標準必須透過實務上的運作業對照加以確認，而這個確認的過程與作法，就稱之為工作分析。透過工作設計與工作分析，以書面的方式加以規範就成為工作說明書，而完整的工作說明書應包含工作內容與工作條件。工作內容就是工作說明，工作條件就是工作規範，結合工作說明與工作規範兩者，在人力資源管理的專有名詞稱之為「工作說明書」。
        綜上所述，工作說明書（或稱職位說明書），是把工作分析的結果，作綜合性的整理，以界定特定或代表性職位的工作內容。理論上，工作說明書雖源自於工作設計以及工作分析，但一般實務多省略工作設計，並以工作分析調查問卷等簡易方式來取代工作設計與工作分析等複雜過程。然而從人力資源運用的策略考量，工作說明書是不可或缺的必要製作過程，凡是講求制度化管理的企業，大都設置工作說明書，也由於工作說明書的設罝，其對人才的晉用、績效的考核、升遷的考量、薪資的核定．．．等等，方能具有客觀的標準與規範，而此項所謂客觀的標準與規範也就是所謂的制度了。（待續）